Факторы помех рабочего времени нету

2.2. Описание работы и использование рабочего времени руководителя 21. 3 апреля 2009

Проблемы потери рабочего времени были объектом исследований отечественных ученых еще в 80-е годы XXвека. В частности, Г.И Петров разделил их на открытые и скрытые [160, с. 82]. Открытые – когда в рабочее время работник без официальных оснований отсутствует на рабочем месте (прогулы, опоздания на работу, несвоевременное ее прекращение) или использование рабочего времени не по назначению (скажем, выполнение в рабочее время общественных обязанностей). Открытые формы потери рабочего времени очевидны и могут быть объектом обычного учета времени. К ним следует отнести также простои по вине адми­нистрации, в частности, из-за перебоев материально-технического снабжения, а также неявку на работу или уход с работы, отпуск без сохранения содержания с разрешения администрации при отсутствии законных оснований. Легальные формы потери рабочего времени также наносят серьезный материальный ущерб производству, ослаб­ляют дисциплину в трудовых коллективах.
К скрытымформам потерь рабочего времени следует отнести бездействие обязан­ных лиц, а также их незаконные и другие необоснованные действия, а именно: невы­полнение планов и обязательств по поставкам, выпуск, не отвечающей установленным стандартам продукции, недоброкачественное выполнение работы, незавершенное в уста­новленный срок строительство, сверхнормативное и бесхозяйственное хранение, необо­снованное списывание материальных ценностей, ненадлежащее состояние необходимых средств транспорта и дорог, средств связи, необоснованное промедление внедрения достижений науки, техники и передового опыта и т. д. Скрытые формы потерь рабо­чего времени труднее, чем открытые, поддаются временному учету.
В любой организации имеется проблема потери рабочего времени и операционной эффективности, что ведет к снижению показателей эффективности деятельности. Как считает отечественный бизнес-консультант И.Л. Добротворский, причинами возникновения подобных потерь в коммерческих организациях являются:
– потери оплачиваемого времени сотрудников на непродуктивную деятельность. В том или ином виде подобные потери встречаются в любой организации и могут занимать, например, у менеджеров среднего звена более 50% табельного времени;
– потери вследствие не оптимально выстроенных технологических цепочек. По этим причинам, в среднем, организация теряет около 35% рабочего времени задействованных сотрудников;
– потери вследствие неверного, плохого оказания услуг («брака» в работе). Эти потери почти любой организации составляют, в среднем, 50% времени сотрудников;

(10). Рассчитаем влияние факторов на изменение фонда рабочего времени способом абсолютных разниц по данным Добринского райпо за 2005- 2007 годы: 2006 год по сравнению с 2005 годом

– потери вследствие неэффективного использования потенциала сотрудников и недостаточной их квалификации. Организация по этой причине, в среднем, теряет около 60% времени персонала;
– потери времени, денег, клиентов от отсутствия либо дублирования тех или иных видов деятельности в организации. Эти потери составляют около 15% времени сотрудников;
– потери вследствие ухода клиентов, неверной работы с поставщиками, которые имеются в более чем половине коммерческих организаций;
– потери вследствие несоответствия информационных систем и технологической инфраструктуры потребностям бизнеса. Величина потерь для каждой организации очень индивидуальна, но значение их как в человеческих часах, так и в денежном выражении соизмеримо с большинством выше приведенных видов источников потерь. [81, с. 53].
Можно выделить большое количество различных факторов, приводящих к потерям времени. Часть из этих факторов является следствием неграмотных действий руководителя, часть происходит независимо от него, а часть связана непосредственно с личностью руководителя. На большинство из них руководитель имеет возможность повлиять или хотя бы снизить потери времени, происходящие из-за воздействия этих факторов.
Отечественные исследователи в области эффективной организации времени Ю.Л. Васильченко, З.В. Таранченко и М.Н. Черныш выделили три группы факторов, определяющих потери времени: 1) причины, являющиеся следствием неграмотных действий руководителя; 2) причины, не зависящие от руководителя и 3) причины, непосредственно связанные с личностью руководителя [47, с. 27]. Очевидно, что причины потерь рабочего времени связаны не только с руководством, но и с персоналом и особенностями деятельности организации, поэтому можно выделить следующие: 1) обусловленные низким уровнем организации формального (административного) управления; 2) обусловленные социально- и индивидуально-психологическими особенностями управленческого персонала; 3) особенностями личности сотрудников; 3) спецификой организации процессной деятельности предприятия; 4) техническими проблемами.
Проанализируем причины, обусловленные низким уровнем формального (административного) управления. К ним относятся: отсутствие конкретики в приказах и распоряжениях; отсутствие должной мотивации на выполнение заданий в срок; нерациональность системы распределения работ по степени важности; бесплановость труда; несовершенство системы делегирования полномочий.
Руководитель может выявить эти факторы и попытаться их устранить каким-либо образом. Для того чтобы можно было привести эффективные рекомендации, нужно выявить их источники.

✓ Составляйте план лишь на определенную часть рабочего времени, лучше всего на 60 %.  Попытайтесь определить факторы, отвлекающие вас, и причины «помех». 7 января 2016

Менеджер коммерческой организации постоянно сталкивается с четырьмя главными проблемами, которые ему практически неподконтрольны.
Во-первых, менеджер не принадлежит самому себе. В функциональном смысле он – пленник своей организации. Каждый волен занимать его время, что чаще всего и происходит. Фактически менеджер не в силах изменить подобную ситуацию. Ему не дают возможности сконцентрироваться на решении той или иной поставленной задачи: то звонят по телефону, то он вынужден выслушивать претензии серьезных клиентов.
Во-вторых, обстановка, в рамках которой действует менеджер, диктует ему свои условия. Если он позволит себе «плыть по течению», то все его усилия будут, в конечном итоге, растрачены по мелочам. Разбрасываясь в текущей работе, он выхолащивает свою эффективность.
Третьим обстоятельством, препятствующим эффективности, является тот факт, что руководитель действует в пределах организации. Это означает, что эта эффективность проявляется только в том случае, если его замыслами и решениями воспользуются коллеги.
В-четвертых, менеджер часто узнает о внешних событиях не из первых рук. Прежде чем попасть в зону его внимания, информация о внешнем мире проходит сквозь фильтр определенных отделов и в итоге принимает рафинированную и абстрактную форму, соответствующую критериям данной организации[71, с. 27]. К примеру, бесплановость работы является результатом образа жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни данной организации. Бесплановость работы ведет к постоянным перерывам для различного рода «уточнений», разъяснений, необходимых для дальнейшей работы различных отделов, подразделений и отдельных работников. При этом отвлекаются не только те, кто обращается за информацией, но и те, к кому обращаются за информацией.
Плохо налаженный в организации обмен информацией также во многом являются следствием неграмотных действий руководителя. Передавая информацию, любой человек всегда уверен, что ее получатель полностью осознает и понимает ее смысл, однако это не всегда так. Каждый имеет свои рамки восприятия, которые могут искажать полученную информацию. Далеко не все современные руководители решили эту задачу для себя и своих сотрудников и ввели на своих фирмах унифицированную систему приема и передачи информации. Во многих организациях обмен информацией между подразделениями происходит при отсутствии единого стандарта передачи информации, часто в процессе неформального общения.
Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности зачастую приводит к тому, что руководитель сначала решает вопросы, которые на самом деле не имеют большого значения. При этом на них расходуется значительное время, необходимое для решения действительно важных проблем. В коммерческой организации могут быть также значительные потери времени из-за нерационального его использования по причине отсутствия системы делегирования полномочий и непродуманной мотивации труда персонала. Зачастую это обусловлено ошибками руководителя.
Ко второй группе относятся потери рабочего времени, обусловленные индивидуально-психологическими особенностями управленческого персонала. К нимможно отнести нецелевое общение с коллегами, партнерами, по телефону, через Интернет; нерациональность системы письменного планирования; неэффективная система подготовки рабочего места к началу выполнения задания/операции.
Руководитель не может избавиться от этих факторов и может лишь попытаться максимально уменьшить их влияние на потери времени. Непредвиденные дела, большинство из которых требует срочного решения и не могут быть перепоручены подчиненным, рутинные дела, не связанные с основной компетенцией штатной единицы, недостаток организационного планирования и другие могут привести к потерям времени в деятельности коммерческой организации.
В третьей группе причин нерационального использования рабочего времени относится специфика организации процессной деятельности предприятия.К ним можно отнести большой неструктурированный поток рутинных дел; параллельное выполнение нескольких заданий; бессистемный поток звонков и посетителей; коммуникативные помехи; работа со срочными заданиями и обращениями.
На взгляд автора, это самая сложная в управлении группа причин, так как для эффективного управления необходимо сначала измениться самому, а потом уже пытаться изменить окружающую действительность. Изменить собственные личностные качества – очень сложно, особенно человеку, который уже видит себя независимым, грамотным и зрелым во всех отношениях [97, с. 20-23].
Четвертая группа неэффективного использования рабочего времени – это причины, обусловленные техническими проблемами: технические неполадки; проблемы с оборудованием, оргтехникой.
Исходя из перечисленных групп причин неэффективного использования рабочего времени организации, можно сделать вывод, что необходимо анализировать и структурно-организационные и личностно-психологические факторы нерациональн

«Проблема анализа содержания труда и структуры затрат рабочего времени менеджера компании ООО «Сириус»».  2.Факторы помех. 1. Бумажная работа.

4.3. Причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени 29. 5. Пути улучшения использования рабочего времени 32.  Факторы помех.

В данном случае, потери рабочего времени составили примерно 5 минут за каждый день наблюдений, таким образом за весь период наблюдений ПР=50 мин. Тогда  Факторы помех.