Понятие и состав страхового фонда архива

1.1. Понятие архива организации. 1.1.1. Документы Архивного фонда Российской  2.4.2. В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД, отнесенных к  4.9.2. Одновременно с созданием страхового фонда создается фонд пользования

Страница 2 из 4
акклиматизации в заданных температурно-влажностных условиях;
упаковыванию.
Акклиматизация аудиовизуальных и электронных документов на пленочной и дисковой основах перед размещением их в архивохранилище проводится в открытой упаковке при температуре 20 +/- 3 °C и относительной влажности воздуха 35 +/- 15%; для цветных кино- и фотодокументов - при относительной влажности 35 +/- 15%. Продолжительность акклиматизации кинодокументов и рулонных микрофильмов не должна быть меньше 10 суток, архивных документов на магнитной ленте и дисковых носителях - не менее 3 суток, фотодокументов и микрофиш - не менее 24 часов.
2.11.6.2. Проверка физико-химического и технического состояния архивных документов в процессе хранения проводится с целью выявления поврежденных архивных документов и архивных документов с потенциально опасным физическим или биологическим состоянием и осуществляется: целевым порядком; в ходе проверки наличия и состояния архивных документов; при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища, а также при всех других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром архивных документов.
Целевая проверка физического состояния архивных документов проводится в порядке очередности с учетом ценности архивных документов. Целевой проверке физического состояния подлежат все архивные документы, пострадавшие в экстремальных условиях. По результатам контроля делается заключение о необходимости проведения реставрации и консервации и в зависимости от состояния архивных документов устанавливаются сроки проведения следующей контрольной проверки.
Проверка физического состояния архивных документов на бумажной основе в процессе хранения проводится с целью выявления влажных; пораженных биологическими вредителями (плесень, насекомые); с дефектами бумаги и текста архивных документов.
Увлажненные архивные документы (дела, группы дел) подлежат немедленному выделению, внеочередной обработке (сушка, акклиматизация). При массовом увлажнении архивных документов принимаются меры по осушению архивохранилища, нормализации режима хранения.
Архивные документы, пораженные биологическими вредителями (плесень, насекомые), подлежат немедленной изоляции.
Наличие дефектов бумаги и текста устанавливается визуально при полистном просмотре дел. Дефекты классифицируются на основе единой буквенно-цифровой индексации по типовым признакам дефектов бумаги (буквенная индексация) и текста (цифровая индексация) в соответствии с методическими разработками.
Проверка технического состояния аудиовизуальных и электронных документов в процессе хранения осуществляется с целью определения:

^ 4.10.3. Комплект и состав фонда пользования. 4.10.3.1. Фонд пользования, изготовленный в результате работ по страховому копированию  Р аздел 5. ^ учет документов в архиве. 5.1. Понятие и правовые основы учета документов.

состояния их упаковки;
наличия стандартных ракордов;
технического состояния их поверхности и перфорационных дорожек и склеек;
наличия загрязнений и механических повреждений;
стабильности нитроосновы;
шага перфорации кинопленок и магнитных лент шириной 35 и 16 мм;
физико-механических характеристик (коробление, отслаивание эмульсионного или осыпание рабочего слоя и др.);
наличия дефектов химического и биологического происхождения (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следы кристаллизации солей и разложения остаточных продуктов химико-фотографической обработки);
электроакустических характеристик фоно- и видеодокументов;
параметров видеодокументов в видеоканале;
качества изображения кино-, фото-, видеодокументов;
уровня параметров, характеризующих электронные документы (например, число сбоев при считывании информации в единицу времени);
наличия "вирусов" в электронных документах;
наличия размагниченных участков и механических повреждений отдельных участков машинного носителя;
наличия коррозии на поверхности металлических граморигиналов;
наличия уксусного синдрома триацетатной пленки.
Проверка технического состояния архивных документов осуществляется при внешнем осмотре в отраженном свете.
Проверку электроакустических характеристик фонодокументов (частотные искажения, уровень копирэффекта, уровень фона и шумов, наличие треска и щелчков, шум паузы) проводят с использованием специального оборудования.
Проверку технических параметров видеодокументов проводят с помощью комплекса контрольно-измерительной аппаратуры.
Проверку технических параметров электронных документов проводят с использованием специальной аппаратуры и программного обеспечения, предназначенных для работы с соответствующего вида архивными документами.
Выявление документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, и неисправимо поврежденных архивных документов. Снятие с учета неисправимо поврежденных архивных документов
2.11.7.1. Находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии признаются документы Архивного фонда Российской Федерации с высокой степенью разрушения материальных носителей, угрожающей физической целостности документов.
Решение о признании документа Архивного фонда Российской Федерации находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии и его постановке на специальный учет для организации в срочном порядке специальной обработки (см. п. 2.11.9.1) принимает руководитель архива на основании экспертного заключения реставратора и руководителя подразделения, ответственного за хранение архивных документов.

Учет особо ценных документов и создание страхового фонда их копий.  Состав и структура Архивного фонда РФ.  1.1 Понятия «архивный документ» и «архив. 1.2 Понятие об Архивном фонде Российской Федерации.

2.11.7.2. Неисправимо поврежденными архивными документами признаются архивные документы, физическое состояние которых исключает возможность восстановления их материальных носителей и использования содержащейся в них документной информации.
Решение о признании архивного документа неисправимо поврежденным и снятии его с учета принимает соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела на основании представляемых руководством архива экспертного заключения реставратора и руководителя подразделения, ответственного за хранение архивных документов, и акта о неисправимых повреждениях документов (приложение N 1).
На основании письменного решения вышестоящего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела издается приказ руководителя архива о снятии неисправимо поврежденных архивных документов с учета.
Снятие с учета и уничтожение неисправимо поврежденных уникальных документов не допускаются.
Учет физического и технического состояния архивных документов
2.11.8. Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется в:
листе-заверителе (приложение N 3);
листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов;
карточке учета архивных документов с повреждениями носителя;
карточке учета архивных документов с повреждениями текста;
картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов.
Учет физического и технического состояния аудиовизуальных документов осуществляется в:
карточке учета технического состояния кинодокумента;
карточке учета технического состояния фотодокумента;
карточке учета технического состояния фонодокумента;
карточке учета технического состояния видеодокумента.
Для учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, ведется специальная книга. Соответствующие отметки проставляются также в других документах учета физического и технического состояния архивных документов.
Учет физического и технического состояния архивных документов может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных документов.
Физико-химическая и техническая обработка архивных документов
2.11.9.1. Физико-химическая и техническая обработка архивных документов проводится с целью:
устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов;
восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности;
воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях.
Основными видами этой обработки архивных документов на бумажной основе являются:
дезинфекция, дезинсекция, дератизация архивохранилищ как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в архивохранилищах и на архивных документах;
реставрация (реставрационно-консервационная обработка) как комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов;
воспроизведение архивных документов с целью создания страхового фонда копий уникальных документов и особо ценных документов и фонда пользования; фотореставрация архивных документов с угасшим и слабоконтрастным текстом; замена оригиналов с недолговечными или разрушенными носителями копиями для сохранения документной информации и др.;
переплет архивных документов;
обеспыливание архивных документов;
обработка архивных документов в режиме аварийно-спасательных работ, в том числе с применением средств и способов сушки, дезинфекции, дезинсекции, замораживания, реставрации, воспроизведения, дезактивации и других видов целевой обработки.
Аудиовизуальные и электронные документы в зависимости от физической природы носителя подвергаются следующим реставрационным и консервационно-профилактическим работам:
архивные документы на магнитной ленте:
очистке поверхности от пыли и частиц грязи на специальном очистительном оборудовании;
замене пересохших и покоробленных склеек;
оформлению рулонов магнитной ленты защитной магнитной лентой с двух сторон по 2 - 2,5 м;
перемотке с целью снятия внутренних напряжений в рулонах магнитных лент, возникших из-за перепадов температуры и влажности при хранении и транспортировании архивных документов;
архивные документы на дисковых носителях:
обеспыливанию;
протирке антистатиком;
кинофотодокументы, микроформы и фонограммы к кинофильмам:
обеспыливанию;
удалению восковых, жировых и иных загрязнений;
укреплению склеек и просечек;
ремонту перфорации;
переделке грубых, коробленных заплат и склеек;
ремонту поврежденных полей кадров.
Граморигиналы фотодокументов подвергаются электрохимической очистке.
2.11.9.2. Работы по физико-химической и технической обработке архивных документов подразделяются на плановые и внеплановые.
Плановая обработка архивных документ

23. 3.7. Создание страхового фонда НТД и фонд пользования. 24.  48. 6.1. Понятие и правовые основы комплектования архива научно-техничес  В состав архивного фонда, в соответствии с профилем деятельности организации, могут входить

3. 1. Состав и структура Архивного фонда РФ 8. 1.1 Общие понятия об Архивном фонде РФ и архивах. 8. 1.2 Состав и  документов молодежных организаций, Центр хранения историко-документальных коллекций, Центр хранения страхового фонда.

4.10.3. Комплект и состав фонда пользования. 4.10.3.1. Фонд пользования, изготовленный в результате работ по страховому копированию документов  Р аздел 5. Учет документов в архиве. 5.1. Понятие и правовые основы учета документов.